Datenschutzerklärung

für die Website ignis-iq.de und die Anwendung Ignis IQ · Stand: 17.10.2026

1. Verantwortlicher

itcv GmbH
Solmsstr. 71
60486 Frankfurt am Main
Deutschland

Geschäftsführer: Jürgen Voskuhl

Telefon: +49 69 24742919-0
Telefax: +49 69 24742919-9
E-Mail: info@itcv-software.com

Die itcv GmbH hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Ansprechpartner für Datenschutz: info@itcv-software.com.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Erklärung gilt für die Website ignis-iq.de einschließlich des Kontaktformulars, für den Aufruf von Ignis IQ, die Anmeldung und die Benutzerkonten. Für diese Verarbeitung ist die itcv GmbH verantwortlich.

Bestands-, Prüf-, Mängel- und Termindaten, die Hausverwaltungen in Ignis IQ verwalten, verarbeitet die itcv GmbH im Auftrag der jeweiligen Hausverwaltung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist die Hausverwaltung; Grundlage ist der Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Bewohner wenden sich mit Fragen zu diesen Daten bitte an ihre Hausverwaltung.

3. Hosting

Die Website und Ignis IQ laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die im Auftrag der itcv GmbH betrieben werden (Rechenzentren in Nürnberg und Falkenstein). Dort liegen auch die verschlüsselten Sicherungen (Hetzner Storage Box). Die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, ist Auftragsverarbeiter der itcv GmbH; ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist geschlossen.

4. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Webserver technisch notwendig Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Angaben Ihres Browsers, um die Seiten auszuliefern. Der Webserver schreibt keine Zugriffsprotokolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Website).

Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von Dritten (Schriften, Skripte, Karten, Videos). Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht nötig.

5. Kontaktformular (Erst-Audit-Anfrage)

Wenn Sie uns über das Formular schreiben, verarbeiten wir Firma, Name und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben), die Anzahl der Einheiten und die Bundesländer Ihres Bestands (Pflichtangaben) sowie, wenn Sie sie angeben, Telefonnummer und Nachricht. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls die Vorbereitung eines Vertrags über ein Erst-Audit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Eine Telefonnummer ist freiwillig; wir rufen nur an, wenn Sie eine angeben.

Zum Schutz vor missbräuchlichen Anfragen nutzen wir ein unsichtbares Prüffeld und begrenzen die Zahl der Anfragen auf 5 je IP-Adresse und Stunde. Die IP-Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten (höchstens eine Stunde) und nicht gespeichert. Wir setzen dafür kein Captcha und keinen Dienst eines Drittanbieters ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Spam und Missbrauch).

Ihre Anfrage wird in der Datenbank von Ignis IQ auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert. Zugriff haben die Mitarbeitenden der itcv GmbH, die Anfragen beantworten, sowie unsere Auftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH (Hosting) und ORDIS Co., Ltd. (Betrieb und Support, Abschnitt 9). Antworten wir Ihnen per E-Mail, verarbeiten wir die Korrespondenz in unserem Postfach info@itcv-software.com.

Wir löschen Ihre Anfrage aus dieser Datenbank automatisch 6 Monate nach Eingang. Kommt ein Vertrag zustande, übernehmen wir die dafür nötigen Angaben in die Vertragsunterlagen; dafür gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Wir senden Ihnen keinen Newsletter und keine automatische E-Mail.

6. Anmeldung und Benutzerkonten

Die Anmeldung erfolgt über einen von der itcv GmbH selbst betriebenen Anmeldedienst (Keycloak) auf derselben Infrastruktur. Es wird kein externer Anmeldedienst eingebunden. Verarbeitet werden Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Zuordnung zur Hausverwaltung, das Passwort (nur als Hashwert) sowie Anmeldesitzungen.

Der Anmeldedienst protokolliert Anmelde- und Abmeldeereignisse sowie Fehlversuche (Zeitpunkt, Benutzerkennung, IP-Adresse), um Missbrauch zu erkennen und Konten vor dem Erraten von Passwörtern zu schützen. Diese Ereignisse werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Anwendung für die Hausverwaltung und ihre Mitarbeitenden) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).

7. Protokolle beim Aufruf der Anwendung

Die Anwendung schreibt je Anfrage eine technische Protokollzeile: Methode, aufgerufener Endpunkt (ohne Kennungen), Statuscode, Dauer, Kennung der Hausverwaltung und eine zufällige Korrelationsnummer. Das gilt auch für das Absenden des Kontaktformulars. Nicht protokolliert werden IP-Adressen, Namen, Benutzerkennungen und Inhalte. Der Webserver schreibt keine Zugriffsprotokolle. Die Protokolle werden fortlaufend überschrieben (höchstens 3 × 10 MB je Dienst, bei üblicher Nutzung einige Tage). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Fehleranalyse und sicherer Betrieb).

Auf der Demo-Umgebung werden bei fehlgeschlagenen Demo-Anmeldungen zusätzlich der gewählte Demo-Benutzer und die IP-Adresse protokolliert, um Missbrauch zu erkennen.

Änderungen an Bestands- und Prüfdaten werden im Audit-Log der Hausverwaltung mit Zeitstempel und pseudonymer Nutzerkennung festgehalten. Dies ist Teil der Auftragsverarbeitung für die Hausverwaltung.

8. Cookies und Speicher im Browser

Ignis IQ verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von Dritten (Schriften, Skripte, Karten). Die Anwendung selbst setzt keine Cookies. Das Anmeldetoken liegt im Sitzungsspeicher (sessionStorage) des Browsers und wird beim Abmelden oder Schließen des Tabs gelöscht.

Der Anmeldedienst setzt technisch notwendige Sitzungs-Cookies (z. B. AUTH_SESSION_ID, KEYCLOAK_IDENTITY, KEYCLOAK_SESSION), damit die Anmeldung funktioniert. Sie enden spätestens mit dem Ende der Anmeldesitzung (nach 30 Minuten Inaktivität, höchstens 10 Stunden). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

9. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger sind ausschließlich unsere Auftragsverarbeiter:

• Hetzner Online GmbH (Hosting, Abschnitt 3)
• ORDIS Co., Ltd., 128/196 Phayathai Plaza, 18th floor, Bangkok, Thailand (Softwareentwicklung, Betrieb und Support). Die Mitarbeitenden der ORDIS greifen dafür per Fernzugriff aus Thailand auf die Server in Deutschland zu; die Daten bleiben dort gespeichert.

Der Fernzugriff aus Thailand ist eine Übermittlung in ein Drittland. Für Thailand besteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Grundlage sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914, Modul 3) zwischen der itcv GmbH und der ORDIS als geeignete Garantien nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt durch eine Transfer-Folgenabschätzung und technische Maßnahmen (Zugriff nur mit persönlichen Schlüsseln über verschlüsselte Verbindungen, minimale Berechtigungen, Protokollierung).

Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie kostenlos auf Anfrage an info@itcv-software.com.

Prüfbetriebe erhalten Zugang nur nach Weisung der jeweiligen Hausverwaltung.

10. Speicherdauer

Benutzerkonten speichern wir, solange der Zugang besteht; nach Ende des Vertrags mit der Hausverwaltung werden sie gelöscht. Anfragen über das Kontaktformular löschen wir nach 6 Monaten (Abschnitt 5). Für Protokolle gelten die Fristen in den Abschnitten 6 und 7.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft (Art. 15)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21)

Wenden Sie sich dazu an info@itcv-software.com.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die itcv GmbH ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI)
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
datenschutz.hessen.de